2uandtrilogy.com

Busques consells per convertir-te en un professional d'Excel?

Ningú pot negar la importància de dominar bé Excel a l'oficina.

Tanmateix, tant els principiants com els usuaris experimentats no necessàriament coneixen tots els consells útils.

Així que aquí està 20 consells i trucs per convertir-vos en un professional de Microsoft Excel:

1. Un clic per seleccionar-ho tot

És possible que sàpigues seleccionar totes les cel·les utilitzant el control (Ctrl) + una drecera del teu teclat.

Però no molts usuaris saben que amb només un clic al botó de la cantonada, com es mostra a continuació, totes les dades es seleccionen a l'instant.

2. Obriu diversos fitxers alhora

Quan necessiteu utilitzar diversos fitxers al mateix temps, en comptes d'obrir-los un per un, hi ha un truc per obrir-los tots amb 1 clic.

Seleccioneu els fitxers que voleu obrir i premeu la tecla Intro. Tots els fitxers s'obriran simultàniament.

3. Canvia entre diversos fitxers d'Excel

Quan tens diversos fulls de càlcul oberts, no és molt convenient canviar entre ells.

I si teniu la desgràcia d'utilitzar el fitxer equivocat, podeu comprometre tot el vostre projecte.

Utilitzeu la drecera Ctrl + Tab per canviar fàcilment entre fitxers.

4. Afegiu una drecera nova al menú

De manera predeterminada, hi ha 3 dreceres al menú superior que són Desa, Desfés i Refer.

Però si voleu utilitzar més dreceres com Copiar i Enganxar, per exemple, podeu afegir-les d'aquesta manera:

Fitxer -> Opcions -> Barra d'eines -> Accés ràpid i afegeix Retalla i enganxa d'esquerra a dreta i desa.

A continuació, veureu 2 dreceres afegits al menú superior.

5. Afegiu una línia diagonal a una cel·la

Quan creeu, per exemple, una llista d'adreces de clients, és possible que hàgiu de fer una línia divisòria en diagonal a la 1a cel·la.

Això és útil per diferenciar entre la informació de columna i fila. Però com ho fas?

Feu clic amb el botó dret a la cel·la, després feu clic a Format cel·les, vores i, finalment, al botó de la part inferior dreta (diagonal cap avall) i valideu.

6. Afegiu diverses columnes o files al mateix temps

Segur que sabeu com afegir una nova fila o una nova columna.

Però aquest mètode fa perdre molt de temps. Perquè has de repetir l'operació tantes vegades com hi hagi columnes o files per afegir.

La millor solució és seleccionar diverses columnes o diverses files, després fer clic amb el botó dret a la selecció i triar "Insereix" al menú desplegable.

Les noves files s'inseriran a sobre de la fila o a l'esquerra de la columna que heu seleccionat primer.

7. Mou ràpidament les dades de diverses cel·les

Si voleu moure una columna de dades en un full de treball, la manera més ràpida és escollir la columna i després posar el punter sobre la vora de la columna.

I quan es converteixi en una icona en forma de fletxes creuades, feu-hi clic i deixeu que premeu per moure lliurement la columna on vulgueu.

Què passa si també necessiteu copiar les dades? Només cal que premeu la tecla Control (Ctrl) abans de moure la columna. La nova columna copiarà totes les dades seleccionades.

8. Elimina ràpidament les cel·les buides

En omplir informació per a la feina, de vegades hi falten dades. Com a resultat, algunes cel·les romanen buides.

Si necessiteu eliminar aquestes cel·les buides per mantenir els càlculs correctes, especialment quan feu la mitjana, la manera més ràpida és filtrar totes les cel·les buides i eliminar-les amb 1 clic.

Trieu la columna que voleu filtrar i feu clic a Dades i filtre. Feu clic a Desseleccionar i trieu l'última opció anomenada Cel·les buides.

Així, es seleccionen totes les cel·les buides. Només cal esborrar-los per fer-los desaparèixer.

9. Com fer una cerca aproximada

És possible que sàpigues com activar la cerca ràpida mitjançant la drecera Ctrl + F.

Però sabíeu que és possible fer una cerca aproximada amb els símbols? (signe d'interrogació) i * (asterisc)?

Aquests símbols s'utilitzen quan no esteu segurs dels resultats que busqueu. El signe d'interrogació s'ha d'utilitzar per substituir un sol caràcter i l'asterisc per un o més caràcters.

I si us pregunteu com cercar un signe d'interrogació o un asterisc, només cal que afegiu el símbol d'ona ~ al davant com a continuació.

10. Com extreure valors únics d'una columna

Alguna vegada has tingut una matriu on volies extreure els valors únics d'una columna?

Probablement esteu familiaritzat amb la funció de filtre d'Excel, però no molta gent utilitza el filtre avançat.

Tanmateix, és útil per extreure valors únics d'una columna. Feu clic a la columna corresponent i aneu a Dades -> Avançat. Apareixerà una finestra emergent.

En aquesta finestra emergent, feu clic a Copia a una altra ubicació. A continuació, trieu on voleu copiar els valors únics omplint el camp Copia a. Per omplir aquest camp, podeu fer clic directament a l'àrea que heu escollit. Això evita escriure valors precisos.

Tot el que heu de fer és marcar la casella Extracció sense duplicats i fer clic a D'acord. Aleshores, els valors únics es copiaran a la columna que heu especificat i, per tant, es poden comparar amb les dades de la columna inicial.

Per aquest motiu, es recomana que copieu els valors únics a una ubicació nova.

11. Restringeix les dades introduïdes amb la funció de validació de dades

Per mantenir la coherència de les dades, de vegades cal restringir els valors que els usuaris poden introduir en una cel·la.

A l'exemple següent, l'edat de les persones ha de ser un nombre sencer. I totes les persones que participen en aquesta enquesta han de tenir entre 18 i 60 anys.

Per assegurar-vos que els participants fora d'aquest grup d'edat no introdueixin dades, aneu a Dades -> Validació de dades i afegiu els criteris de validació.

A continuació, feu clic a la pestanya Missatge d'entrada i introduïu un missatge com aquest "Si us plau, utilitzeu un número sencer per indicar la vostra edat. L'edat ha de tenir entre 18 i 60 anys".

Així, els usuaris rebran aquest missatge quan passen el ratolí per sobre de les cel·les afectades i tindran un missatge d'advertència si l'edat introduïda està fora d'aquest interval d'edat.

12. Navegació ràpida amb Ctrl + botó de fletxa

Quan feu clic a Ctrl + qualsevol tecla de fletxa del teclat, podeu anar a les 4 cantonades del full de treball en un obrir i tancar d'ulls.

Si necessiteu anar a l'última fila de les vostres dades, feu clic a Ctrl + fletxa avall.

13. Transformeu una fila en una columna

Necessites veure les teves dades en columnes mentre estàs en línia?

No cal que torneu a escriure totes les vostres dades. Aquí teniu com fer-ho.

Copieu l'àrea que voleu convertir en una columna. A continuació, col·loqueu el cursor a la cel·la de la fila on s'han de col·locar les dades.

Fes Edita i després Enganxa especial. Marqueu la casella Transposat i feu clic a D'acord. Ja ho teniu, les vostres dades es mostren ara en una columna.

Tingueu en compte que aquest truc també funciona per transformar una columna en una fila.

14. Amaga les dades amb cura

Gairebé tots els usuaris d'Excel saben com amagar les dades fent clic amb el botó dret i escollint Amaga.

Però la preocupació és que es pot veure fàcilment si teniu poques dades al full de càlcul.

La millor i més senzilla manera d'amagar les dades perfectament és utilitzar un format de cel·la especial.

Per fer-ho, trieu l'àrea que voleu emmascarar i feu clic amb el botó dret per triar Format de cel·les.

Trieu Personalitzat i col·loqueu el cursor a Tipus. Escriviu el codi ";;;" sense cometes. Premeu D'acord. El contingut de la cel·la ara és invisible.

Aquestes dades només seran visibles a l'àrea de vista prèvia al costat del botó Funció.

15. Combina el contingut de diverses cel·les en una sola

No cal utilitzar fórmules complicades per combinar el contingut de diverses cel·les. Mentre sàpigues utilitzar el símbol &, no t'has de preocupar.

A continuació hi ha 4 columnes amb text diferent en cadascuna. Però com els combines en 1?

Seleccioneu una cel·la on voleu mostrar el resultat. A continuació, utilitzeu la fórmula amb el & tal com es mostra a continuació a la captura de pantalla.

Finalment, escriviu Enter perquè tots els continguts d'A2, B2, C2 i D2 es combinin en una sola cel·la, que donarà LizaUSA25 @.

16. Canvia de minúscules a majúscules

Voleu canviar de minúscules a majúscules? Aquí teniu una fórmula senzilla per fer-ho.

Al camp de funció, només cal que escriviu CAPITAL tal com es mostra a la captura de pantalla següent.

I per canviar les lletres majúscules per minúscules, escriviu SMALL. Finalment, per posar una majúscula només a la primera lletra, escriviu NOMPROPRE.

17. Com introduir un valor que comenci per 0

Quan un valor comença amb el número zero, Excel elimina el zero automàticament.

Aquest problema es pot resoldre fàcilment afegint un apòstrof abans del primer zero, tal com es mostra a continuació.

18. Accelera l'entrada de termes complicats amb la correcció automàtica

Si necessiteu escriure text complicat diverses vegades per escriure, la millor manera de fer-ho és utilitzar la funció de correcció automàtica.

Aquesta funció substituirà automàticament el vostre text pel text correcte.

Preneu, per exemple, École Polytechnique, que es pot substituir per una paraula més senzilla d'escriure com Poly. Un cop activada la funció, cada vegada que escriviu Poly, es corregeix a l'École Polytechnique.

Convenient, no? Per activar aquesta funció, aneu a Fitxer -> Opcions -> Verificació -> Correcció automàtica. A continuació, ompliu el text per substituir-lo pel text correcte, tal com es mostra a continuació:

19. Un clic per obtenir càlculs automàtics

La majoria de la gent sap que la informació interessant com la mitjana i la suma es pot obtenir fàcilment fent una ullada a la barra d'estat a la part inferior dreta.

Però sabíeu que podeu fer clic amb el botó dret en aquesta barra per obtenir molts altres càlculs automàtics?

Prova-ho i veuràs que tens una opció.

20. Canvieu el nom d'un full de treball fent doble clic

Té diverses maneres de canviar el nom dels fulls de treball. La majoria de la gent hi fa clic amb el botó dret i després tria Canvia el nom.

Però això fa perdre molt de temps. La millor manera de fer-ho és fent doble clic a la pestanya que voleu canviar el nom i canviar-la directament aquí.

Ja està, espero que us sentiu una mica més còmode amb Excel ara :-)

Tingueu en compte que aquests exemples es basen en Microsoft Excel 2010, però també haurien de funcionar bé amb Excel 2007, 2013 o 2016.

On comprar Excel per barat?

Voleu comprar Microsoft Excel a un preu barat?

Així que recomano la suite Office 365 que inclou programari Excel. El pots trobar aquí per menys de 65 €.

Tingueu en compte també que hi ha alternatives 100% gratuïtes. Descobreix el nostre article sobre el tema aquí.

T'agrada aquest truc? Comparteix-ho amb els teus amics a Facebook.

També per descobrir:

Els 5 millors programes gratuïts per substituir el paquet Microsoft Office.

Com fer símbols de teclat: el secret per fi revelat.